Documentation générale

Courriers clients et fournisseurs suite au confinement

Fermetures et autres décisions suite aux mesures gouvernementales : éléments pour la rédaction de courriers aux clients / fournisseurs

Les décisions publiques de confinement contraignent à des arrêts ou modifications d’activité. Il peut être important de communiquer à ce sujet auprès des partenaires de l’entreprise, clients et fournisseurs. On trouvera ci-après des propositions de libellé de courriers pouvant leur être adressés. Il ne s’agit pas de modèles, car tous les cas sont différents, mais de suggestions de rédaction, à adapter à la situation. Pour les aspects juridiques, on pourra se reporter à nos notes déjà publiées dernièrement.

« Comme vous le savez, le gouvernement a ordonné un confinement généralisé.

Cette décision des autorités publiques, prise dans un contexte de crise sanitaire majeure, nous contraint à fermer notre unité de production de …. à compter de …. (ou dès ce jour, ou depuis …).

Du fait de cette force majeure :

  • Nos commandes acceptées et tous engagements pris avant cette mesure sont suspendus.
  • Nous sommes dans l’impossibilité d’accepter de nouvelles commandes ou demandes de livraison.

La durée de l’arrêt de notre activité dépendra de la durée des mesures des autorités publiques.

La date de reprise de nos livraisons ne peut évidemment être prévue à ce jour. Elle supposera une remise en production préalable, qui dépendra des décisions publiques et des délais qui seront nécessaires à la remise en route (approvisionnements, organisation du travail). Sachez que nous mettrons tout en œuvre pour que cette reprise se déroule le plus rapidement possible dès que les décisions publiques l’auront permis.

[pour un client, à son fournisseur]  Nous sommes donc d’ores et déjà dans l’impossibilité de réceptionner vos livraisons.

[Variante si une activité restreinte est maintenue] :

[reprendre plus haut]  ….nous contraint à un quasi arrêt de notre activité. Nous nous efforçons toutefois de maintenir une activité minimale destinée à répondre à à certaines urgences (maintenance, pièces vitales), cela sous réserve de faisabilité, en fonction de la disponibilité en personnel, des autorisations dont il pourra bénéficier, et des pièces encore disponibles.

[Le cas échéant ] :

Sachez que malgré l’arrêt de notre production, nous conservons un fonctionnement minimum – notamment au moyen de télétravail – nos principaux services administratifs et relation clients (achats, direction …. ?) et mettons en œuvre les moyens de communication à distance suivants ……. »

Vous pouvez donc continuer à nous joindre ….

[La force majeure peut suspendre c’est-à-dire reporter l’exécution ; mais il se peut que, compte tenu des circonstances, certaines commandes ne puissent être suspendues, mais doivent nécessairement être annulées, le fournisseur ou le client peut le notifier. Ceci ne doit pas être abusif, et la force majeure ne peut être un prétexte pour annuler une affaire qui aurait aussi bien pu être traitée plus tard] :

Les commandes n° …… ne pourront toutefois être honorées. Elles sont frappées d’un empêchement définitif compte tenu de ce que ….. ll y a donc pour ces engagements non suspension mais résolution (article 1218 du Code civil).

Nous restons à votre disposition pour envisager avec vous les modalités et conséquences de cette situation et mettrons tout en œuvre pour qu’elle soit gérée de la manière la plus adaptée, compte tenu des circonstances difficiles. »

 

[La rédaction, et l’attitude à adopter, devront évidemment être adaptés au cas par cas, et être ajustés en fonction de l’évolution de la situation.]

 


Auteur : FIM
Date de parution : 2020-03-19